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在做活動策劃時必須執行的幾件事

時間:2019-11-26 10:47 ? 點擊:??來源:活動公司
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    對一些不了解這個行業的人來說,在做活動策劃時,一定都不知道需要做些什么,下面說下在做活動策劃時必須執行的幾件事吧。

在做活動策劃時必須執行的幾件事

一、策劃層面
    根據甲方的意圖,結合自身的優勢,選擇時間、地點、形式、規模、參與者等。反復與甲方協商,最終確認。
    1、時間:根據活動的推進節點,和主要人物的時間表,選擇日期和時間。
    2、高端商務活動選擇五星級酒店或高級會所如突出藝術品位,還可選擇設計藝術酒店、畫廊、酒吧等如無特殊要求,不推薦戶外活動,因為天氣因素影響太大可考慮走廊、灰色空間等半室外場地,要求室內方案。
    3、規模:結合甲方的需求,最大類別的品牌推廣可以在體育場舉行數千場演唱會等形式的一般品牌推廣活動。
    4、形式:如果以品牌推廣為目標,可以是單向溝通,主要是在舞臺上,甲方指定的人員可以進行說教、示范等,也可以增加論壇環節,邀請甲方品牌的相關人員,如學者、媒體人、客戶代表等,與甲方品牌的相關人員,如學者、媒體人、客戶代表等進行交談。

二、客戶層面
    1、2-4周提前應該提供客戶,通過電話,文本消息傳送,微通道,微博,APP通知,海報和其他形式的請求最大廣度和深度。
    2、活動前一周確認初步客人名單,再次聯系客戶確認是否來。
    3、在活動前3天確認客人名單,并再次與客戶聯系以確認是否。
    4、在活動前一天確認最終清單,并再次與客戶聯系以確認是否。
    5、在當天的嘉賓表示熱烈發送短信提示,提醒活動時間,地點,過程,氣象,著裝要求。

三、執行層面
    1、場地確認:盡早確認場地,簽訂場地租賃協議。
    2、桌式:大圓桌、小圓桌、大西式長桌(約30人)、小西式長桌(約6人)、桌式、劇場式、u型、后型等。確保桌椅的數量和質量(款式、材料、包裝等)符合要求。
    3、準備階段:確定舞臺搭建的大小和高度、地面材料,并在活動前一天完成施工。
    4、舞臺背景:LED確認絲網印刷或背景板以確認設計草案中,活動前幾天需要確認好,以保證當天順利制作,安裝。
    5、音響設備:確認音響控制臺、電源箱、電線、線槽板、連接線、音響、話筒(手持式、鵝頸式、頭戴式等)、話筒架、電腦等設備在活動開始前5小時到位,并在活動開始前2小時調試完畢。
    6、燈光設備:確認光控制單元,照明架,各種燈,和電源線等設備,在適當位置的情況下,前面的數字五個小時,在事件之前調試兩小時。
    7、后臺:演員的穿衣、穿衣、等候空間。這項原則是促進上下,不能讓演員通過觀眾來玩,也就是說,在觀眾看不到的時候。大表演,電梯和東西。
    8、貴賓休息室:如有必要,您需要考慮移動貴賓專線,服務人員,茶和點心,鮮花和其他安排。
    9、車輛:確認貴賓接送,客人車輛路線,停車位,安全指導等問題。
    10、在活動開始前一小時,所有演員都就位,而在活動開始前半小時,所有的化妝都完成了。
    11、歡迎禮節:將在活動開始前兩個小時,事件建模前一小時完成。
    12、過程控制:預先編制并下發小結(執行表)給相關人員,模板如下:
    13、可以把舞臺監督想象成一個確保舞臺上一切按照劇本進行的人,而不是一個主持人出現時卻不出現的人。
    14、控制臺:每個活動必須有一個“控制臺“,一般控制是活動的“總導演“。一般控制并不在現場運行,以找到每個人都能找到你的地方。在正式啟動活動之前,甲方的總控制站處于歡迎的位置,畢竟,客戶是活動的最重要組成部分。

四、物料方面
    1、活動前1-3天,所有材料制作和安裝完畢。
    2、獎金、伴奏:提前完成選擇和購買3/7天,事件前2/5小時。
    3、糧食酒:3-7天提前選擇完整的菜單,也可在酒店或菜單內容的送茶外其余的,都經過嚴格的質量檢查。 1-2小時,然后將事件的地方。
    4、提供用餐或喝茶時間必須安排至少一人服務,保持桌面整潔,幫助客人取得食物。

五、宣傳推廣方面
    1、預先選擇媒體列表,事先邀請好的媒體記者,并做好登記表格。
    2、書面新聞發布在媒體登記分發。
    3、收集當天或活動后第二天各媒體發布的圖片和視頻報告。
    4、編寫活動摘要。集合活動的結束。

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